Mnoho profesí nepotřebuje ke svému výkonu žádné speciální podmínky. Pro mnohé podnikatele je proto pohodlné pracovat přímo u sebe doma. Problematicky se však může jevit obchodní jednání v domácím prostředí nebo sídlo firmy, které zároveň prozrazuje adresu vašeho bydliště. Řešení nabízí služba virtuální sídlo firmy či virtuální kancelář. Jaké otázky kladou zájemci o tuto službu nejčastěji?
Pro koho je tato služba určena?
Virtuální sídlo či kancelář využijí všichni podnikatelé, kteří vykonávají svou výdělečnou činnost z domova. Jedná se především o daňové poradce, účetní, projektanty, programátory či prodejce.
Důvodů pro zřízení služby virtuálního sídla či kanceláře může být hned několik:
- touha pro prestižnější adrese – adresa v Praze či v centru jiného velkého města vytváří u nových zákazníků lepší dojem a vaše firma proto působí důvěryhodněji
- v situaci, kdy v nějakého důvodu nebylo úřady povoleno zapsat adresu provozovny jako sídlo firmy
- nechcete umístit sídlo firmy na adresu trvalého pobytu
- zájem spadat pod určitý finanční úřad – například pod úřad, který vzhledem ke své vytíženosti provádí kontroly po delším časovém intervalu než je tomu v jiném městě (finanční úřad má ale právo delegovat místní příslušnost, shledá-li k tomu důvod)
- finanční úspory – využívání virtuálního sídla či kanceláře vyjde měsíčně výrazně levněji než pronájem klasických kancelářských prostor
Jaký je rozdíl mezi službami virtuální sídlo a virtuální kancelář?
Zjednodušeně lze říct, že virtuální kancelář je rozšířením služby virtuální sídlo. Sídlo firmy, ať skutečné či virtuální, musí splňovat stejné náležitosti.
Sjednáním služby virtuální sídlo získáte:
- adresu, na níž si můžete zapsat sídlo firmy v obchodním rejstříku
- uložení pošty
Virtuální kancelář nabízí kromě adresy navíc:
- možnost využití zasedací místnosti či dočasné pronajmutí kanceláře – zasedací místnost lze po předchozím zarezervování využít k jednání s úřady, které často trvají na schůzce v sídle firmy nebo pro obchodní jednání. Zpravidla je služba pronájmu zasedací místnosti pro jednání s úřady zdarma, pro obchodní jednání je zpoplatněna.
- přepojování hovorů
- příjem a výdej pošty
Je virtuální sídlo v souladu se zákonem?
Ano. Díky novelizaci občanského zákoníku v roce 2009 je využití virtuálního sídla v souladu se zákonem.
Podnikatel však musí plnit tyto povinnosti týkající se sídla firmy:
- povinnost viditelně označit sídlo firmy
- na žádost úřadů prokázat vlastnické nebo užívací právo k objektu sídla, v případě virtuálního sídla tedy smlouvu o poskytnutí služby virtuálního sídla
- zajistit přebírání písemností
Jak se nespálit při výběru poskytovatele služby virtuální sídlo?
Společností nabízejících tuto moderní službu se vyrojilo velké množství. Jak vybrat tu správnou? Porovnejte hned několik kritérií:
- cena za poskytnutí služby
- nabízená adresa virtuálního sídla – prohlédněte si budovu a její stav, v případě zájmu o virtuální kancelář si sjednejte prohlídku kancelářských prostor uvnitř budovy, posuďte rovněž lukrativitu oblasti, v níž se budovy nachází
- ujistěte se, zda společnost označí pronajatou adresu cedulkou s názvem a IČ vaší firmy – bez něj nebudete splňovat zákonem dané viditelné označení sídla firmy, více zde
- informujte se o možnostech a podmínkách ukládání a vyzvedávání pošty, zda je tato služba v ceně nebo je navíc zpoplatněna, výhodné je také sjednat informování o došlé poště e-mailem
